就活はお礼メールで差をつけろ!ライバルに差をつけるためのお礼方法

就活の際に重要となる要素の1つとしてお礼メールがあります。

しかし、企業にどのようなメールを送れば良いか分からないという方もいるのではないでしょうか。そこで就活におけるお礼メールの書き方について解説していきます。

お礼メールを書くシーンについて

お礼メールを書くシーンについて

就活中に企業へのメールを書くシーンはいくつかあります。特に多いのは選考を通過したときや内定が確定したときです。正式に就職する前までにメールを一切送らないという方もいますが、就職後のことを考えると事前にメールで印象を良くしておくことが重要です。お礼メールの書き方はビジネスメールの書き方と基本的に同じです。

そのため、書き方を覚えておくと、その後社会人としてメールを送る際にも役立ちます。企業によっては選考が進んでいく中で、就活生にメールを送らせるケースがあります。その時にはもちろん内容が重視されますが、書き方の部分もチェックされています。

そのことを心配してなかなかメールの送信ができないという方もいますが、メールを送るのが遅くなってしまうのは本末転倒です。いつでも円滑にメールの送信が行えるように心の準備を整えておきましょう。

お礼メールの件名

お礼メールを書くときにまず重要となるのが件名です。友達同士でメールのやり取りをするときには件名がなくても何ら問題はありません。しかし、お礼メールなどのビジネスメールは企業の採用担当者がパソコンにてチェックすることになります。

企業のパソコンには毎日大漁のメールが送られてくるため、担当者は件名を見て確認するときの優先順位を決定します。パソコンのメールの中には開封するだけでウイルスに感染してしまうものもあるので、件名のないメールを迂闊に開くことが出来ない可能性もあります。そのため、お礼メールを送る際には件名に分かりやすい内容を書いておきましょう。

お礼メールの件名に必須となるのが大学名と名前です。日時も入っているとより分かりやすくなります。「8月23日の面接のお礼○○大学山田太郎」のような件名が基本といえるでしょう。

件名があまりにも長かった場合、パソコンでメール一覧を見たときに全てが表示されなくなってしまいます。長くても20文字から30文字までにしておくことが大切です。文字数を調整するために8月23日を8/23と表記するのは問題がありません。数字は通常半角で表記することが多いです。スペースを適度に使い、見やすい件名を意識しておきましょう。

正式名称で記入し、内容には感謝の気持ちを含める

正式名称で記入し、内容には感謝の気持ちを含める

就活生から企業へのメールは丁寧さを重視することが重要となります。それゆえに略称は基本的に使わないようにしましょう。企業名は一般的な会話の中ではよく略称で呼ぶことがあります。しかし、お礼メールの際には略称を使わないことが大切です。

面接のときに話しているのと同じような心構えでメールを書く必要があります。株式会社の場合は(株)という表記を用いてしまいがちですが、お礼メールなどでは株式会社と正確に記しておきましょう。お礼メールでは担当者の名前を書く機会があります。その時にはフルネームで書くだけでなく、分かっている場合は役職や部署名も書いておくことが大切です。

部署名の中には非常にややこしいものもあるかもしれませんが、名刺などを見ながら正確に記入します。

そこまで意識したらいよいよ内容を考えていきます。お礼メールにしてもビジネスメールにしても、送信するからには伝えたいことがあるはずです。とはいえ、その本題に入る前に感謝の言葉を述べるようにしましょう。

「ご連絡いただきありがとうございます」「内定をいただきありがとうございます」といった内容を含むことが重要です。メールは口頭と異なり、話の意図が伝わりにくくなってしまうこともあります。それゆえに明白な感謝の言葉を伝えることの重要性は高いといえるでしょう。

極端な短いメールにはならないようにする


企業にメールを送る際にはお礼だけ、要件だけといった内容になることもあります。すると非常に短いメールになってしまうことも珍しくありません。しかし、極端に短いメールになってしまうと、非常に味毛のないものになってしまう恐れがあります。

採用担当者にわざわざ目を通してもらうからにはある程度内容のあるメールを送ることが重要となります。また、同じことを何度も繰り返す文面にならないように注意しておくことも大切です。

そこでお礼メールには感想や印象に残ったことを書きます。採用担当の方は来年も同じように採用の業務を行う可能性が高いです。就活生からの感想や印象は参考になるといえるでしょう。感想や印象に残ったことがメールに含まれていた方が、その就活生へのイメージも湧きやすくなります。

ただし、内定へのお礼メールのときに嬉しい以外の感想があまり思い浮かばないというケースも少なくありません。その時には「家族ともども喜んでおります」「勉強になりました」といった内容を含めるようにしましょう。感想や印象を書くときには具体性が重要となります。ただ「良かったです」と言うのではなく、どこが良かったかを書くようにしましょう。

内定後のお礼メールには今後の抱負を書くことが欠かせません。これから働いていくにあたって、どのような心構えでいるのかを伝えます。スタートダッシュを決めるためにはその内容が非常に重要となります。

「1日も早く貴社に貢献できるように努めます」といった内容が入っていると伝わりやすいでしょう。ここは意気込みなので積極性を見せられるかが重要です。あまりにも長文になると、採用担当者の手を煩わせてしまうことになります。お礼メールの場合は100文字前後でまとめるのが一般的です。最後には締めの文章を書きます。

これがないとは切れが悪いイメージがついてしまいます。締めの文章にはいくつかの定型文が存在し、「今後ともよろしくお願いいたします」「今後ともご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします」といった言葉がよく使われます。

敬語の使い方について

敬語の使い方について

お礼メールでは敬語を使うことになります。口頭ではなく、文面に残るため違和感のある敬語を使うとすぐにバレてしまいます。敬語の種類の中でも特に謙譲語は使い方を誤りやすいので注意しておきましょう。例えば「貴社に参らせていただきます」という表現には「参る」「いただく」という2つの謙譲語が使われています。この場合は「貴社に参ります」と1つの謙譲語にした方が円滑に伝わります。過剰な敬語を使わないことは非常に重要です。

ただ、採用担当者は就活生がまだビジネスマナーを完全に知っているわけではないと理解しています。それゆえに多少敬語の使い方が間違っていたとしても、それほど悪い印象を持つことには繋がりにくくなっています。そんな中で極力間違いのない敬語を使おうという姿勢が高評価に繋がります。

件名に自分の名前を入れている場合でもメールの最後には署名を入れておきます。メールアドレスなども添えておくと、相手が返信するときに便利です。ビジネスメールに慣れていないうちは丁寧さを第一に考えておくとミスをする心配がありません。

お礼メールはいつ送るか

メールを送るタイミングも非常に重要となります。企業へのメールはパソコンで受信されるので、いつ送ったとしても通知などで迷惑をかける心配はありません。しかし、メールには正確な日時が記録されるので失礼なタイミングで送信すると、そのことがバレてしまいます。

それゆえにタイミングには注意しておくことが大切です。お礼メールはその当日の日中に送るのが自然といえるでしょう。メールの文面に悩んだりして結果的に送信が数日後になってしまうというケースもありますが、それは信用性を落としてしまいかねないことです。企業からの採用メールが夜に送られてきた場合を除き、当日中に返信できるようにしておきましょう。スマートフォンやパソコンなどのトラブルで当日に受信できないケースも稀にあります。

その場合は返信の際に、スマートフォンやパソコンが上手く機能しなかったことを伝えましょう。しっかりと企業の営業時間内にメールを送ることはスケジュールを管理していることをアピールすることにも伝わります。

就活中にはたくさんのメールを受け取ることがあります。採用メールについても様々な企業から受け取ることになるかもしれません。すると、気を付けていても返信が遅れることは起こりえます。

その場合は返信が遅くなったことを素直に詫びることが大切です。言い訳などをせず、お詫びの言葉を書けば何か追及されることは基本的にありません。すぐに返信できない状況下でメールが来たときには自分のスケジュール帳などにメールの返信予定を記録し、返信を忘れないようにしましょう。

句読点の使い方

昨今ではSNSの普及などにより、日本語の文章でも句読点を使わないケースが増えてきました。しかし、お礼メールはビジネスメールの1つとなっており、句読点を正確に使わなければなりません。句点(。)の方は文の最後に付けるだけなので難しくはありません。

読みやすいように一文が長くならないように注意しましょう。読点(、)の方は人によって打ち方に個性が出ます。読点とはその字が表している通り、読むための点です。それゆえに実際に自分のメールを読み上げてみて、違和感のない部分に読点を打つことが重要となります。記号はなるべく使わないことが大切です。受信側の機種にとっては記号が正確に表示されない可能性があるからです。文字以外に使用するのは基本的に句読点とカッコのみにしておくようにしましょう。

メールを書くときには改行を適度に行うことが重要となります。改行が全然行われていないと読んでいるだけで疲れるメールとなってしまいます。一定のスパンで改行するようにすれば見やすい文章となります。

漢字の使い方も大切です。お礼メールでは常用漢字で書いていくことが重要です。ただし、「ありがとう」「有難う」のように漢字で書かないのが一般的な言葉については、漢字で書かない方が読みやすくなります。他にも「できます」「いただく」といった言葉も漢字で書かなくて問題ありません。「よろしく」「宜しく」のように漢字でもひらがなでも問題ない言葉もあります。

お礼メールでの一人称は基本的に「私」です。これは「わたくし」と読みます。企業へのメールでは「わたし」「ぼく」といった言葉は原則として使いません。個人を表すときの二人称については「あなた」とせず、その方の名前に「様」をつけて書く必要があります。実際のお礼メールでは個人を表す二人称はあまり使わず、企業のことを指す「貴社」を使うことがほとんどです。

内定者からのメールを楽しみにしている企業も多い

内定者からのメールを楽しみにしている企業も多い

企業にとって内定者は新しい戦力です。そのため、これからどんな人物に成長していくのかを楽しみにしていることは少なくありません。お礼メールはその第一歩でもあります。丁寧さを意識し、慎重に文面を考える必要はありますが、そこで働けることへのわくわく感が伝わる内容になっていることが大切です。

敬語の使い方や書き方の正確性だけでなく、熱意がそこにこもっているかが見られています。採用に対して嬉しい気持ちがあれば自然と熱意のあるメールを書くことが出来ます。あまりにも定型的な内容にすることは熱意を伝えることの妨げになってしまう恐れもあります。

お礼メールは就活生が送る初めてのビジネスメールになる可能性があります。その後、起業で働いていく中で何百、何千というメールを送るようになります。お礼メールの内容を慎重に組み立てた経験はその後のビジネスメール作成にも役立ちます。

もし、周りに日常的にビジネスメールを書いている方がいるのであれば、その方にアドバイスを求めることも有効といえるでしょう。お礼メールは絶対にミスが許されないものではありませんが、企業で働く中で取引先などに送るメールではミスが許されません。お礼メールの作成を慎重に行うことで、メールの作成を正確に行う癖を付けることは重要であるといえるでしょう。

お礼メールを作るときは何度もチェック

お礼メールはどれだけ注意していても、書き方を間違えてしまうことがあります。それゆえに書き終わった後にはおかしい部分がないか何度もチェックするようにしましょう。実際に音読をすることで違和感に気づけるケースもあります。

特に人物や企業名に関する誤字や脱字は致命的なミスともなります。必要以上にスペースを空けず、パソコンでメールを見たときに読みやすいことを意識しておくことが欠かせません。注意深くメールを書く癖をつけると、ビジネスメール作成の際に役立ちます。

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