就活生必見!面接後のお礼状・お礼メールの書き方

就活生が就職活動において迷うのが、面接後のお礼状やお礼メールです。

出すべきなのか、出すとしたらどのようにすれば良いのかなど、ある意味履歴書などの書類作成より悩むこともあるでしょう。

今回は、面接後のお礼について説明していきます。

面接後のお礼は合否に影響する?出すときの注意点は?

面接後のお礼は合否に影響する?出すときの注意点は?

就職活動をしていると、様々な文書のやり取りをしなければなりません。その中の一つに、面接を終えた後のお礼状というものがあります。

就活生にとっては、面接後のお礼状はライバルがあまりやっていない方法なので、アピールをするという点でメリットがあるのか、送ると多忙な面接官に逆に面倒をかけるのではないかで迷うところでしょう。

一般的には、出すべきか出さざるべきかで迷ったらお礼状を出しておいた方が丁寧な印象を与えられます。

ただし、面接官は多くの就活生を相手にしているため必ずしも全てのお礼状に目を通してもらえるとは限りませんし、読んだとしても原則採否には直接影響がありません。

ただ、きちんとお礼をしてくる就活生の印象が悪くなることはありませんので、ぜひ働きたいと考えている企業にはきちんと文書で感謝の気持ちを伝えるとよいでしょう。

ここで気を付けておきたいのが、面接後のお礼はあくまでも感謝の気持ちを伝える場であり、自己アピールをする場所ではないという点です。

面接の感触が思わしくなく、お礼の連絡をする際に感謝の気持ちよりも自分の売り込み目当てでお礼状やお礼メールを出す人がいますが、そこに余力を残しておくよりは面接で全力を尽くしましょう。

ただし、面接を終えて自分を含む複数の候補者から誰を採用するかで面接官が迷っている時などは、きちんとしたお礼状を出す人を採用する可能性が高くなります。

お礼状を出すとして、複数の面接官が担当していたシチュエーションでは誰宛に送ればよいのでしょうか。

宛先について特に決まりはありませんが、通常は採用担当者宛にお礼を伝えた上で、面接に関わっていた役員や面接官に対しても「皆様方にもくれぐれもよろしくお伝えください」というように言及しておくとよいでしょう。

ただ、面接の時に特定の面接官や役員と話がはずんだり、一次面接など早い段階からお世話になったりしている場合には、特に関わりが深かった相手にお礼状を出すのも一つの方法です。

面接のお礼状を出す場合には、いくつかの注意点があります。

まず、お礼状を出すときには面接を終えてからあまり時間を空けないようにしましょう。面接官は毎日のように多くの就活生の面接を行うため、よほどのことがなければ一人ひとりについて詳しく覚えてはいられません。

そのため、面接から何日も経過した状態でお礼状を送っても、誰からなのかが分からずに印象が薄いまま終わってしまう可能性があるのです。

また、企業によってはその日のうちに採否を決めることもあるため、当日出すのが望ましいです。

書面でお礼状を出すときには、手書きの場合には丁寧に書くこと、パソコンを使うときには読みやすいサイズやフォントを意識して作成しましょう。

全員でないとはいえ、相当人数の就活生がお礼の連絡をしてくることが予想されます。ただでさえ忙しく様々な書類に目を通さなければならない面接官に負担をかけないように、短い文章で読みやすいレイアウトの書面を作ると好印象です。

言うまでもないことですが、いかに和やかな面接を経験した企業でも、会社宛の連絡で絵文字やくだけた言葉遣いをすることは避けましょう。

パソコンやスマホを使い慣れている人にとっては当たり前のように利用されている絵文字ですが、もともとパソコンの利用歴がそれほど長くない年配の役員や面接官にとっては、ふざけているように見える恐れがあります。

お礼を伝えたいと思うのならば、ビジネスルールを守って丁寧な文書を作成することが大切です。

それから、メールでお礼状を送るときにはパソコンを使用しましょう。スマホで文章を作った場合、レイアウトが崩れたり誤変換が増えたりするだけでなく、署名などの余計な情報が付加される可能性があるからです。

社会人として働く以上、パソコンの所持は常識とみなされがちですし、セキュリティの面や書面の作りやすさから見てもスマホでの書類作成は避けた方が無難です。

どのような文書にも言えることですが、会社名や住所などを省略せずに正確に記載すること、メールの場合には件名などで内容がすぐに判断できるように工夫すること、誤字脱字や敬語の使い方に気を配ることなども、社会人として必要なマナーです。

採否に直接的な影響がないとしても、印象の良いお礼を送ることで役員や面接官の覚えが良くなる可能性は十分に考えられます。手を抜かないように気を付けましょう。

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面接のお礼は郵送、メールどちらが良い?

面接後のお礼状は必須ではありませんが、最後のひと押しを期待するという意味でも、多忙な中で面接のために時間を割いてくれた面接官に感謝の気持ちを伝えるという意味でも重要です。

お礼状を受け取っても目を通してもらえない可能性もありますが、素直な感謝の気持ちを伝えられて嫌な気持ちになる人はいません。読んだときに印象の良いお礼の文章であれば、他の就活生よりも印象は良くなるでしょう。

では、お礼状はどのように送ればよいのでしょうか。

電話でのお礼というのは先方の時間を拘束することにもなるため、自由な時間に確認できる書面でのお礼の方が良いでしょう。

書面でのお礼となると、封書やはがきなどの他にメールでのお礼という方法もあります。

どのような方法でお礼状を送るのかはケースバイケースですし、メリットもデメリットもあります。以下にそれぞれの特徴を見ていきます。

封書でのお礼は、はがきやメールに比べると丁寧な印象を与えることができます。

また、封書にすることで個人情報や機密事項を隠すこともできるため、面接官や採用担当者の個人名などを記載するときなどに便利です。

さらに、文章を書くスペースが広いので見やすいレイアウトを作りやすく、好感度の高いお礼状になるでしょう。一方で、封書にすると中身が分からないため、開封して目を通すという手間がかかります。

就活生の面接を数多くこなさなければならない企業では、一通ずつ封書を開いて読む作業も負担になるかもしれません。

はがきでのお礼は、メールほど略式な印象を与えず、封書よりも手軽に読むことができて便利です。

手書きのお礼状は気持ちがこもっているという印象を持たれますし、パソコンで作成すると読みやすいレイアウトが作りやすくなります。

面接官にとっても、届いてすぐにチェックできるという手軽さは読むときの負担が軽減されるでしょう。

一方で、封書にも言えることですが発送してから先方に届くまでに時間がかかるというリスクがあります。早いほどよいとされる面接後のお礼状は、面接当日か翌日午前中に投函するようにしましょう。

メールでのお礼状は、近年では一般化しつつあることから多くの就活生が行っています。

何といってもスピーディーに届くため、面接で顔を憶えられているうちにアピールできるというメリットが大きいです。

また、パソコンなどの端末があればすぐにお礼状が作成できるため、封書やはがきを用意するといった手間もかかりません。ただし、誤送信のリスクやツールによって読みやすさが異なるといったデメリットもあります。

また、人によっては手を抜いたお礼状と認識される可能性もあるでしょう。

このように、面接のお礼状はどの方法を選んでも、良い点も気になる点も出てきます。

ではどうすれば良いかというと、基本的には先方とのこれまでの連絡方法を踏襲するのがおすすめです。例えば、IT企業や大企業のように普段からメールでのやり取りを中心とした連絡方法をとっていたところならば、メールでお礼を出しても問題ありません。

一方、あまりメールを使わずに郵便や電話でのやり取りを主体としている会社ならば、封書やはがきの方が好印象です。

また、就活の時に第三者にサポートしてもらっている時には、そちらに一度確認しておいた方がよい場合もあります。

例えば、先輩や知人など、その会社での面接で仲介をしてもらった場合などは、その人にも面接を終えてからお礼の連絡をした方がよいですし、その際に自分から直接会社にお礼状を出してよいのか確認してみましょう。

間に入ってくれた人を差し置いて直接会社に連絡を入れると、不快な思いをさせてしまう恐れがあります。

なお、面接を複数回受けなければならない場合などは、お礼状を出すタイミングに迷ってしまいます。

この場合、封書で毎回お礼状を出すのは逆にしつこいと思われる可能性が高いため、最終面接でお礼状を出すか、途中の面接では簡単なお礼メールを出すようにするとよいでしょう。

ただし、毎回同じ文章のメールならば手を抜いていると思われかねませんので、簡単な文章であっても毎回新しく作成することをおすすめします。

面接のお礼の文例やポイント

面接のお礼状は、封書やはがき、メールなどいずれの方法でも基本は同じです。

会社名と部署名、宛名を略さず正確に記載して、最後には自分の住所氏名と電話番号、メールアドレスなどの連絡先を加えます。

本文は自分の経験や考えなどを基にアレンジすればよいですが、以下の点からいくつか盛り込んで簡潔に書くことを意識するとまとまりやすくなります。

  • 面接の機会を与えてもらえたこと、時間を割いてくれたことへの感謝
  • 面接で知ることができた業界の事情やその企業の内容についてどんな点に興味を持ったか
  • その他面接で学ぶことができたと感じた内容
  • その企業で働きたいという気持ち

自己アピールではなく、感謝の気持ちを伝えつつ内容が充実した面接であったこと、この面接を通してその企業に以前にもまして惹かれるようになったこと、ここで働きたいという思いが一層強くなったことなどを伝えるようにします。

就職活動中の企業への連絡は、ともすれば自己アピールや仕事への意欲を語りたくなるものですが、要件をストレートに伝えたいときにはこれらは省いたほうが無難です。

以下に文例をご紹介します。

採用ご担当(面接官や役員などの肩書や所属部署)(担当者氏名)様

拝啓貴社益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
本日はお忙しいところ、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。

また、面接の際には社長をはじめとする役員の皆さま方にもお時間を割いていただき、心より感謝申し上げます。
(※お礼状ですので、頭語と時候の挨拶を終えたら、最初に面接についてのお礼を述べておきましょう。)

面接では、貴社の事業に関して詳細なご説明をいただけた上、社内見学までお許しいただきましてありがたく存じます。
(※この部分は、面接の内容に応じて適宜アレンジします。たとえば、気さくな雰囲気で最後まで緊張せずに面接を終えることができた場合には、「面接では大変緊張しておりましたが、皆さまが和やかな雰囲気で話をしてくだったおかげで気持ちが落ち着きました。」などもよいでしょう。面接後すぐに具体的な内容のお礼状を送ると、面接官も文章からどんな面接だったのかを思い出しやすくなります。)

今回の面接で今まで以上に業務内容に興味を持ち、貴社で働かせていただきたいという思いがますます強まりました。
(※ある意味、最も面接官に伝えたいメッセージです。今回の面接を通して、この職場で働きたいという思いが強くなったことを自分の言葉でアピールしましょう。ただし、この部分が長くなりすぎると下心が感じられてお礼の気持ちが伝わりにくくなります。短い文章で思いを伝えられるように推敲しましょう。)

今後共、なにとぞ宜しくお願いいたします。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心から祈願いたします。
敬具

年月日(作成日)
(作成者住所)
(作成者氏名)
(電話番号・メールアドレス等)

お礼状を書くときのポイントはいくつかあります。

まず、お礼をメールで伝える場合には、件名をわかりやすくしておくと、先方も忙しい時間に中身をチェックする手間が省けます。

また、件名は単なるお礼ではなく、面接日や自分の名前など具体的な内容が分かるようにしておくとよいでしょう。メールでお礼状を出すことに戸惑いを感じるときには、最後に「略式ではありますが、まずはメールにて失礼いたします」などの分をつける方法もあります。

先方への負担を減らすため、返信不要の旨を書いておくのも良いでしょう。

宛名を書くときは、省略せずに正式な名称を書きます。例えば、株式会社を(株)と省略するのも避けましょう。所属先や担当者の氏名についても、略字を使わずに正確な文字を書くことをおすすめします。

採用担当者や面接官から名刺をもらっている時にはその通りに記載するとよいでしょう。

内容に関して言えば、マナーを守って丁寧に書こうとするあまり、時候の挨拶や結びの言葉などが長くなりすぎることもあります。

ビジネスにおいては先方への敬意や礼儀は必要ですが、本文以外の部分が長すぎると読むときに要点をつかみにくくなり、文章に目を通す時間も長くなるので、長文は避けた方が無難です。

目安としては、80文字前後で1つの文章を作り、全体で10行程度の文に留めておきましょう。

状況に応じて面接のお礼を活用しましょう

このように、面接のお礼は必ずしも出さなければならないものではありませんが、先方に感謝の気持ちを伝えつつ自己アピールをする場の一つとして活用することもできます。

面接の感触が良かったところやぜひ働きたいと思う企業に対しては、マナーをよく確認して送るとよいでしょう。

なお、お礼状は早めに出す方が印象に残ります。ある程度文章を作っておいてから面接後に具体的な内容を追加するだけにしておくと、スピーディーに質の高いお礼状が出せます。

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