【例文付き】面接日程調整のメール返信マナー

就活の書類選考に無事通過すれば、次は面接です。面接を受ける前に、企業の採用担当者に面接日程調整のメール返信をしなければなりません。

直前になって慌てることがないように、あらかじめメール返信の正しいマナーを身につけておきましょう。

メール返信の基本マナー

メール返信の基本マナー

就活を進めていく上で、採用担当者とのメールのやり取りは避けて通ることができません。面接日程の調整や変更、面接後のお礼のメールなど、様々な場面でメールをやり取りする必要があるため、事前に正しい返信マナーを身につけておく必要があります。

メール返信のマナーを間違えると、採用担当者に不安を抱かせてしまうので注意しなければなりません。最初に基本マナーをきちんと身につけて、常に慎重な対応を心がけましょう。

メールの返信は24時間以内にするのが鉄則です。早く返信することにマイナス印象を持つ採用担当者はいません。いつもメールを早く返信するように心がければ、高評価につながります。

実際のビジネスでも、メールの返信が早い人は仕事ができると見なされ高い評価を得ているため、早く返信することは社会人のマナーだと言えます。

すぐに返信すれば、採用担当者もいち早くスケジュール調整を行うことができ、予定を早めに確保することができます。

早く返信することで双方にメリットが生まれるので、採用担当者からメールが届いたら、すぐに返信するように心がけましょう。

24時間以内に返信するといっても、深夜や早朝の時間帯に返信するのは避けるべきです。

あまりに遅い時間に返信すると、生活リズムが不規則な就活生だという印象を持たれる可能性があります。変な憶測を呼ばないためにも、相手の企業の営業時間内にメールを返信しましょう。

メールの確認が深夜になってしまった場合は、翌日の午前中に返信するのが無難です。メールを返信する際に目安となる時間帯は、朝9時〜夜10時までの間です。メールの予約機能を使えば、時間を指定して返信することができるため、手間を省くことができます。

どうしても外せない用事があって24時間以内に返信できなかった場合は、返信が遅くなったことを詫びる言葉をそえておきましょう。

返信が遅いとマナーが身についていないと判断され、イメージダウンにつながってしまうので注意しなければなりません。

企業側は大勢の応募者の面接スケジュールを組まなければならないため、返信が遅くなってしまうと先方に多大な迷惑をかけてしまいます。

「あとで返信すればいい」などと考えずに、ビジネス関連のメールはすぐに返信する習慣を身につける必要があります。

自分の都合だけを考えるのではなく、相手の状況も考えて、迷惑をかけないように配慮することが大切です。就活で正しいメール返信の方法を身につけておけば、就職後も取引先とやり取りする際に役立ちます。

採用担当者から届いたメールは、基本的にすべて返信するべきです。

長い文章を書く必要はないので、メールの内容に了承したことを返信しましょう。ただし、自動返信メールや、「返信不要」と書かれているメールには返信する必要はありません。

もし、緊急を要する内容であれば、メールではなく電話でやり取りする必要があります。企業側の要望にそえない場合や、日程が折り合わない時は、電話で日時の確認を行いましょう。

メールの件名は、なるべく簡潔にわかりやすく書くのがマナーです。回りくどい言い回しや世間話をいれる必要はないので、簡潔に連絡内容だけを書きましょう。

企業から届いたメールに返信する際は、基本的に件名を変更する必要はありません。

件名には「Re」を付けたままにしておきましょう。そのほうが採用担当者も何の用件の返信かすぐに把握することができるので手間がかかりません。

ただし、メールを何度もやり取りしているとReの数が増えてしまい、件名が見えにくくなってしまうので、その際はReの数を減らしてもかまいません。

返信する際は企業から届いたメールの文面も消さずに、そのまま残しておきましょう。文面を残しておけば、これまでのやり取りの内容をお互い確認することができ、確認し直す手間を省くことができます。

いつまで経っても先方から連絡がこない場合は、電話で確認をしてみましょう。ただし、採用担当者が返信を忘れていたり、体調不良で休んでいる可能性もあるので、すぐに電話をかけるのではなく、とりあえず1週間は返信を待ってみましょう。

実際に2〜3日後に返信する担当者もいるため、すぐに返信がこないからといって極度に焦る必要はありません。もし1週間経っても返信がない場合は、企業の営業時間内に電話をかけましょう。

電話するときは、相手を急がせたり責めるような言い方をするのではなく、あくまで相手を尊重しながら質問することが大事です。

返信メールの書き方と例文

メール返信の基本マナー

メール本文の構成は、宛先・あいさつ・内容・締め・署名となります。

宛先を書く時は、(株)などの略称を使わずに企業の正式名称を用いるのがマナーです。会社名のあとに部署名や担当者名を書くことになりますが、相手の部署や名前がわからない時は、「採用ご担当者様」と記載しておきましょう。

文章の書き出しは、「お世話になっております」が一般的です。「お世話になります」というフレーズを間違えて使ってしまう人がいますが、これはすでに付き合いのある相手に使うあいさつ文なので、面識のない相手に対しては「お世話になっております」というフレーズを使うのがマナーです。

あいさつ文の後は自分の名前を名乗り、内容へとつなげていきます。内容はダラダラ書くのではなく、謙虚な言い回しをしながら分かりやすくまとめましょう。

「何卒よろしくお願い申し上げます」という言葉などで本文を締めた後、最後に署名を入れる必要があります。

署名欄には名前と住所、電話番号とメールアドレスを記載します。自分の名前の読み方が難しい場合は、ひらがな表記もそえておきましょう。

資料などを送付してもらうケースも考えて、住所は郵便番号まできちんと記載する必要があります。電話番号は携帯電話の番号でかまいません。

自宅の固定電話の番号を記載しても大丈夫ですが、外出時に大切な電話がかかってくることも考えられるので、携帯電話の番号を記載するのが無難です。

署名欄がないと誰から返信されたメールか判別できず、受け取る側が困ってしまうので、忘れずに記載しておきましょう。

返信メールの書き方にマナーがあることがわかっても、実際どのような文面にしたらいいかわからず、迷っている人も多いでしょう。

困った時は例文を参考にして書くようにすれば、相手に失礼のない返信メールを送ることができます。

例えば、採用担当者から面接の候補日を提示され、確定の返信をする場合の例文は以下のようになります。

【採用担当者から面接の候補日を提示され、確定の返信をする場合の例文】

お世話になっております。○○(名前)と申します。

書類選考通過と面接日程のご連絡ありがとうございました。

ご提示頂きました日程の中から、下記にてお伺いします。
○月○日(○)○時〜○時

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

面接日程確定の返信をする場合は、まず最初に候補日をもらったお礼を述べて、提示された面接日程を本文内にきちんと記載しましょう。

先方から提示された日程に問題がない場合でも、お互いの認識に誤りがないか確認するため、きちんと日程を記載しておく必要があります。

逆に、提示された日程を変更したい場合の例文は以下のようになります。

【提示された日程を変更したい場合の例文】

お世話になっております。○月○日○時より面接予定の○○(名前)と申します。

大変恐縮ですが、調整していただいた日時にお伺いさせていただくことが難しくなり、ご連絡いたしました。

以下の日程の中で、再度調整していただけないでしょうか。
○月○日(○)○時以降
○月○日(○)○時~○時
○月○日(○)○時~○時

お手数をお掛けして大変申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。

こちらの例文でポイントとなるのは、お詫びの一言を記載する点です。日程を変更する理由を記載する必要はないので、こちらから代案を提案して、面接に臨む熱意があることを伝えましょう。

こちらから面接の候補日を送る場合の例文は以下のようになります。

【面接の候補日を送る場合の例文】

お世話になっております。○○(名前)と申します。
このたびは、書類選考通過のご連絡をくださり、誠にありがとうございます。

以下、面接の希望日程を記載させていただきます。
○月○日(○)○時~○時
○月○日(○)終日
○月○日(○)○時~○時

お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

自分から候補日を提案する場合は、少なくとも3つの日程を送りましょう。1つの日程だけでは企業側のスケジュール調整が難しくなるため、なるべく手間をかけさせないように配慮することが大切です。

面接後は、自分のために時間を割いてくれたお礼のメールを送りましょう。お礼メールの例文は以下のようになります。

【お礼メールの例文】

お世話になっております。本日○時より面接をしていただきました○○(名前)と申します。

本日はご多忙の中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。

○○様から具体的な仕事内容などを伺い、貴社で仕事をしたいという気持ちが一層強くなりました。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

お礼のメールには、面接で説明された内容を盛り込み、なるべく自分の言葉で感謝の気持ちを伝えましょう。採用結果はすぐに出る場合があるので、遅くとも面接翌日までにお礼のメールを送ることが大切です。

どの例文にも共通することは、用件を簡潔に伝えることと、結論から先に伝えることです。

面接日程調整のメールをやり取りする際に、自分の長所などをアピールする必要はありません。自己アピールは面接時にすればいいので、採用担当者の忙しい事情も察して、必要最低限のことだけ伝えましょう。

長い前置きは不要です。感謝の気持ちを伝える際も、一言そえるだけで十分です。

返信する際に注意すべきポイント

返信する際に注意すべきポイント

面接日程調整のメールは、ビジネス上のメールになります。

プライベートと混同しないように十分注意しなければなりません。普段使っているメールアドレスを就活に使用すると混同してしまう可能性があるので、事前に就活専用のフリーメールアドレスを取得しておくといいでしょう。

就活専用のフリーメールを利用すれば、採用担当者からの大事な連絡を見落としてしまうリスクを減らすことができるとともに、大事な連絡に対してすぐに返信することができます。

フリーメールの場合、@より前の部分のアドレスを自由に設定することができますが、なるべくシンプルな文字に設定するのが無難です。

顔文字や記号などを入れると幼稚な印象を与えてしまい、イメージダウンにつながる可能性があるので注意しなければなりません。

メールアドレスには自分の名前などを入れて、シンプルに徹することが大切です。自分の名前を使うときは、ファーストネームのラストネームのどちらでもかまいません。

企業側も、メールアドレスに名前が入っていたほうが相手をすぐに見分けることができるため、手間がかからなくなります。

返信メールの文章を書く時は、改行や段落分けに注意しましょう。改行がない文章だと、読みづらくなってしまいます。1文ごとに改行を入れるようにして、長い文章の場合は文章の途中で改行を入れるようにしましょう。

段落を分ければ、文章にメリハリがついて読みやすくなります。読み手の気持ちになって、読みやすいかどうかを考えながら文章を書きましょう。

一般的に、採用担当者はPCでメールをチェックしていることが多いため、スマホで文章を書くと、PCでは読みづらいと感じることがあります。

スマホで見やすいと思っても、PCでは見にくいと感じることがあるので、就活中はできればPCでメールを返信するようにしましょう。

メールの文章には書き手の人柄があらわれるため、普段から言葉遣いに注意しなければなりません。面接時と異なり、メールは形として長期間残るものなので、日頃から敬語を正しく使う努力をしましょう。

よく間違えやすい例として、メールの内容に承諾する際に「了解しました」という言葉を使うことがあります。これはとてもカジュアルな言い回しになってしまうため、目上の人に使う言葉としては不適切です。

そのため、「承知いたしました」「かしこまりました」とするほうがいいでしょう。他にも、「見ました」は「拝見しました」、「行きます」は「伺います」がそれぞれ正しい敬語の使い方です。

間違えた敬語を使ってしまうと、採用担当者に不安を抱かせるので十分注意しましょう。

文章を書くにあたり、不必要な装飾を付ける必要はありません。

相手にわかりやすいように配慮すると、かえって見づらい文章になってしまうので注意が必要です。文章さえ書いてあれば基本的には大丈夫なので、不必要な配慮はやめましょう。

表記のバラつきにも注意が必要です。同じメール内の文章で使う言葉や数字は表記を統一して、見た目に統一感を出しましょう。例えば、「いたします」という言葉を「致します」と書くなど、同じ言葉なのにひらがなと漢字でバラバラに書いてしまうと、散漫な印象を与えてしまいます。

数字を記載するときも、全角と半角どちらか一方に統一して記載することが大切です。メールの文章を書き終えた後に一通り見直して、表記にバラつきがないか必ずチェックしておきましょう。

メールを返信する前に、誤字脱字がないかどうか、宛先に間違いがないか、必ずチェックしましょう。宛先のメールアドレスを間違っていると、当然ながら採用担当者のもとにメールは届きません。

メールの返信先を間違えただけで、面接日程の調整ができず、せっかくのチャンスを無駄にしてしまうこともあるので注意が必要です。相手の名前や役職も間違えないように、細心の注意を心がけましょう。

面接希望日もミスがないように、正確に記載する必要があります。日程を書くときに間違えやすいのは曜日です。曜日を間違えると、採用担当者から確認のメールが入り、再度やり取りが必要になってしまうので注意しましょう。

PCの日時指定が間違っていると、メールに記載する日時も間違えてしまうため、事前にPCの日時を正確になおしておく必要があります。

正しい返信マナーを身につけて就活を乗り切ろう

面接日程の返信メールは早めに返すのが鉄則です。ただ、普段目上の人とメールのやり取りに慣れていない人は、言葉遣いなど初めてのことだらけで迷うこともあるでしょう。

そんなときは例文を参考して、正しい返信マナーを身につけましょう。何度もメールの返信をしているうちに、次第に正しい言葉遣いを身につけることができます。

就活時にメールの正しい返信マナーを身につけておけば、就職した後にビジネスの現場で役立つでしょう。

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