【例文あり】就活面接を辞退するメールの正しい書き方

就活をしていると、もっと待遇が良い企業との面接が被って既に予約をしていた面接を断らなければいけない場面に遭遇することも少なくはありません。

しかし、企業にメールを送るとなるとどんな文面で送れば良いのか困っている人も多いのではないでしょうか。

そこで、就活の面接辞退のメールの正しい書き方を紹介します。

基本的に選考辞退はメールで問題なし

応募先の企業への選考を辞退する場合はメールで十分でしょう。

確かに、内定をもらっている場合や知り合いなどの推薦での入社が決まっている場合はメールではなく実際に会社に伺うもしくは電話にて辞退すべきです。ただ、書類選考に通った程度であればメールでも問題ありません。

もちろん面接の段階であってもメールではなく電話で辞退すべき場合があります。その場合が、既に面接の前日や当日である場合です。

基本的に就活関連のメールは人事担当者が毎日チェックをしていますが、面接のキャンセルが前日や当日の場合、人事担当者がメールに気づかずに面接時間を迎えてドタキャンと思われてしまう可能性があります。

そのため、面接日が近づいているのであれば、絶対に電話にてキャンセルをしましょう。

面接を辞退する場合、義理立てるために手紙を書いて送る人もいます。ただ、面接辞退者が出たのであれば、企業側も空いた時間に他の人の面接を行いたいでしょう。

そのため、なるべく早く面接の辞退を企業に伝える必要があります。

そうすると、手紙は早くても到着に1~2日かかってしまうので、あまり良い方法では無いと言えるでしょう。企業側に早く辞退の旨を伝えるためにもメールもしくは電話で連絡をするべきです。

ただ、新卒用の就活サイトを利用して面接の日程調整を行っている場合、サイト上でキャンセルをするだけで十分な場合もあります。

この場合は企業側もキャンセルを見越してサイトを利用しているため、メールは利用せずにサイト上でやり取りを完結させるようにしましょう。

また、人によっては面接を辞退するにあたって一切連絡をせずにドタキャンをしてしまう人もいます。これはまだ社会人ではないとは言え絶対にやってはいけません。

面接を辞退してからも、いつ面接を辞退した企業の関係者と会うかはわかりません。顔は知られていなくても名前は知られているので、今後の就活はもちろん、社会人生活にも影響が出てしまう可能性があります。

就活の段階で「ダメな社会人」というレッテルを貼られないためにも、面接を辞退する際には応募した企業への連絡を忘れずにしっかり行いましょう。

面接辞退のメールはどのように書けば良い?

面接辞退のメールはどのように書けば良い?

面接辞退は企業に対して失礼のない内容で送るのが基本です。そこで、面接辞退のメールの例文を紹介します。

まず、面接辞退に限らず、企業へ連絡する際に記載すべき点が「自分の名前」「大学名」「学部名」です。基本的に名前ではなく大学の学部で就活生を判別している企業が多いため、人事担当者がわかりやすいように自分の名前だけでなく大学・学部名もしっかり記載しましょう。

もう一つ面接辞退に限らず気を付けるべき点がメールのタイトルです。

メールのタイトルを読んだだけでメールの内容が理解できるようなタイトルを付けましょう。面接辞退の場合は「面接辞退のご連絡」などと言ったタイトルがおすすめです。

メールのタイトルに関しては就活生の間だけでなく社会人になってからビジネスメールを送る際にも役立つスキルであるため、就活中もメールのタイトルを意識して送りましょう。

それでは、面接辞退のメールの文面の例文を紹介します。タイトルに関しては先ほど解説したようにタイトルだけで内容がわかるものとなっています。

【面接辞退の例文】

タイトル:面接辞退のご連絡

株式会社○○○○部○○担当○○様
お世話になっております。〇〇大学○○学部の○○です。

この度は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。しかし、他社様から内定を頂いたため、今回の面接は辞退させていただきたく思っております。

貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

また、本来は直接お伺いすべきところをメールでの連絡となったことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

 

ビジネスメールにおいては文章の一番初めにメールを送った相手の名前を記載することがルールです。人事担当者のメールアドレスには面接希望者からのメールだけでなく不要なメールも届くことが多々あります。

そのため、メールの最初の50字程度で自分宛のメールかどうかを判断している人が多く、人事担当者が間違えてメールを処分しないためにもこれを忘れないようにしましょう。

また、相手に失礼が無いよう、法人格や部署名は略さずに記載する必要があります。担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」や「人事担当者様」等と記載すると良いでしょう。

メールの宛先を書いたら次は自分の名前を記載しましょう。

挨拶として「お世話になっております。」などを入れたうえで名乗るのがビジネスメールのルールです。

ただ、1度返信が来ていて返信を送る場合は挨拶のみで名前を記載しなくても問題ありません。これ以外にも朝早い時間にメールを送るのであれば「おはようございます。」などと記載しても良いでしょう。

簡単な挨拶を済ませたら、面接辞退に関する内容を記載します。

面接辞退する内容と理由の後には辞退して申し訳ないという気持ちを伝える文章を記載すると相手側に好印象を与えることが出来ます。また、面接辞退の理由に関しては聞かれることが少ないため、「諸事情により」などと記載して濁しても良いでしょう。

基本的に企業の方が立場が上であるため、下手に出るような文章を意識することが大切です。

メールの最後には締めの言葉を入れましょう。「末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。」という言葉が少し上から目線に感じる人もいるでしょうが、就活メールでは定番の文章なので問題ありません。

ビジネスメールの締めに「今後とも宜しくお願い致します。」などという文章を使う場面も多いでしょうが、面接を辞退する場合、企業との縁が続くわけではないため、この言葉は使わないようにしましょう。

そして最後には署名を入れることも忘れてはいけません。携帯電話のメールアドレスでは署名を入れることが出来ませんが、PCメールの場合は最初から文末に署名を入れるように設定することが出来るので、設定をONにしておくのがおすすめです。また、携帯電話のメールアドレスを使って就活をするのであれば、署名のテンプレートをメモ帳などに保存しておくと良いでしょう。

署名に記載する内容は、「自分の名前」「住所」「大学名・学部名」「電話番号」「メールアドレス」の5つです。署名も社会人になってビジネスメールを送る際に欠かせないものであるため、就活の段階で慣れておきましょう。

面接辞退の場合に限らず、基本的にビジネスメールは「宛先→挨拶→メールの内容→締めの言葉→署名」という流れで書くことになります。このルールは面接の日時調整などにも活用できる流れなので、就活をするのであれば基本として覚えておきましょう。

敬語の間違いには要注意!

敬語の間違いには要注意!

企業とメールでやり取りをすることは、社会人になるための第一歩と言えるでしょう。

ただ、企業とメールでやり取りをする際に、正しい言葉遣いでメールを送らないと企業側に失礼であるうえに、間違ったビジネス用語を覚えてしまいます。そこで、ビジネスメールで良くある間違いを紹介します。

まず多いのが敬語の間違いです。敬語には「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があります。特に尊敬語と謙譲語は使い分けをしっかりしないと相手に対して失礼になってしまいます。

そもそも、尊敬語は目上の人を敬う言葉、謙譲語は自分が遜る言葉です。そのため、自分の行動に対して尊敬語を使ったり、相手の行動に対して謙譲語を使うことは相手を見下すことになってしまいます。

まず、丁寧語で良くある間違いから紹介します。例として挙げられるのが「ご説明致します」という例です。社会人でもこの言葉を使う人は多いですが、これは間違っています。

基本的に、自分が行う行為に対して丁寧語は使いません。そのため、「説明致します」が正解と言えるでしょう。

次に尊敬語・謙譲語でよくある間違いを紹介します。中でも特に多いのが「言う」の尊敬語・謙譲語の使い分けの間違いです。言うの尊敬語は「仰る」、謙譲語は「申す・申し上げる」ですが、これが混同している人が社会人にもたくさんいます。

特に勘違いが多いのが「申される」という言葉です。申されるは「~される」という言葉を使っているので尊敬語のようにも思えますが、「申す」という謙譲語と「~される」という尊敬語を組み合わせた間違いであるうえに二重敬語となってしまっています。

相手の行動に対して「言う」を使う場合に「仰る」、自分の行動に対して「言う」を使う場合に「申す・申し上げる」を使いましょう。

そして最後に、就活生として押さえておきたい基本的な言葉遣いを紹介します。これに関しても社会人でありながら身に着いていない人が多いため、これを機に知っておきましょう。

まず、相手の企業の呼び方を紹介します。「〇〇株式会社様」などのように、「企業名+様」という呼び方をする人がいますが、何度もこの表現を使うとしつこい印象を与えてしまいます。そのため、相手の企業のことを言う場合は「御社」や「貴社」などの表現を使うと良いでしょう。

基本的には面接など口頭で相手のことを言う場合に「御社」、メールなど文面で相手のことを言う場合に「貴社」を使います。

次に多い勘違いが「わかりました」と「すみません」と「大丈夫です」の3つです。この3つは日常的によく使う言葉ですが、ビジネスにおいてこの2つは使い方を間違えると相手に対して失礼にあたります。

「わかりました」はそもそも敬語表現になっておらず、親しい人に対して使う「了解です」よりも少しかしこまった程度の言葉です。正しくは「かしこまりました」または「承知致しました」が正解であり、この2つを普段から使うようにしましょう。

「すみません」も同様です。特に謝罪をしなければいけない場面は言葉選びに気を付けるべきと言えるでしょう。そのような場面ですみませんという言葉を使うのは謝罪の気持ちが伝わりにくいです。そのため、ビジネスの場面で謝罪をするのであれば「申し訳ございません」と伝えましょう。

「大丈夫です」に関しては、これが敬語表現であると勘違いしている人が多いです。確かに「これでよろしいでしょうか?」と問われると「大丈夫です」と答えたくなってしまいますが、これも目上の人に対しては失礼と言えます。正しい表現は「問題ありません」や「かしこまりました」、「承知致しました」であり、こちらを使うことを意識しましょう。

敬語表現の間違いは、普段の会話の中ではそれほど気になりませんが、文面であると相手に対して違和感を抱かせてしまううえに、人によっては不快感を覚える人もいます。また、就活は、これを通して社会人になるために必要なビジネスマナーを身につける期間であるとも言えます。

そのため、就活期間にビジネスメールの書き方やビジネス用語の使い方など、社会人として必要なマナーを身につけ、他の新卒社員と差を付けましょう。

それに加え、就活生の段階でビジネス敬語を正しく使うことが出来ていれば採用する企業側からのイメージも良いです。面接を少しでも有利に進めるためにはビジネスメールにおける敬語の使い方も大切なポイントであり、就活期間を通してビジネス敬語に慣れましょう。

面接の辞退メールに関しても、もう応募先の企業との関わりを切るメールなので、ビジネス敬語を意識する必要が無いと感じるかもしれませんが、ここにも手を抜かないことでデキる社会人を目指すための第一歩を踏み出せると言えます。

折角書類面接を通して面接をしてみたいという意思を企業が伝えてくれているので、ここで相手に不快な思いをさせないように丁寧なメールでお断りしましょう。

メールのルールを学ぶのも社会人としての第一歩!

メールのルールを学ぶのも社会人としての第一歩!

面接を辞退する旨のメールの書き方を紹介しましたがいかがでしたか。

基本的に面接を辞退する場合に限らず、ビジネスメールには「宛先→挨拶→内容→締めの言葉→署名」の順で内容を記載する、タイトルを読むだけで内容がわかるタイトルにするというルールがあり、これに則ってメールを送れば問題ありません。

ただ、間違った敬語を使って辞退のメールを送ってしまうと、相手に対して不快な思いをさせてしまうこともあります。そこで、辞退のメールを送る際にはここで紹介したよくある敬語の間違いをチェックしたうえで、正しい敬語を使ったメールを送りましょう。

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