就活でエントリーシートを郵送するときの封筒の選び方は?

就活のエントリーはウェブ上で行うのが標準的になってきましたが、その後でエントリーシートの提出が必要になる場合がほとんどです。

エントリーシートを郵送するときの封筒の選び方を送るときのポイントと一緒に押さえておきましょう。

基本的なビジネスマナーを守るのが常識

基本的なビジネスマナーを守るのが常識

就活をするときの基本スタンスとしてまず押さえておきたいのが社会人になるにあたって必要な能力があるかどうかを常に見られているということです。エントリーシートを封筒に入れて送るのは簡単な作業のようにも見えますが、実はここでビジネスマナーを守れていないと印象が悪くなってしまうことは否めません。

一般的には会社に入った後ですぐに新入社員研修が行われ、基本的なビジネスマナーに関する講習やロールプレイングなどを実施します。そこで学べば良いという気持ちでいると、他の就活生に差をつけられてしまう可能性があるので気をつけましょう。

エントリーシートの封筒の選び方は、社会人になって他企業との取引をすることになったときに、どのような封筒を選べば良いかという視点で考えれば導き出せます。企業ではオリジナルの封筒を使っていることもありますが、その封筒を準備している理由はただ会社の宣伝ができるからではありません。全社員が間違いなくビジネスマナーに則った封筒を使うように仕向けられるからという意味も大きいのです。

迷ったときには企業が資料などを渡すときにどのような封筒を使っているかを考えてみると良いでしょう。それをベースにしてこの封筒で大丈夫なのかと吟味してみると大きな失敗をすることはあまりありません。

具体的にどのように封筒を選び、エントリーシートをどのようにして入れて郵送したら良いのかを確認する前に押さえておきたいポイントが一つあります。ビジネスマナーは相手に悪い印象を与えず、相手にかけるストレスを最小限にし、さらに作業効率をできるだけ高めてあげるという目的になっているものがほとんどです。

エントリーシートの封筒を選ぶときにもほぼ同じ考え方が通用するので、どうしてそのようなマナーになっているのかを理解するようにしましょう。すると自然に適切な形でエントリーシートの封筒を選び、送付できるようになります。

封筒のサイズの選び方

封筒のサイズの選び方

まずエントリーシートを入れる封筒のサイズはよく悩みの種になるところです。結論から言えば、ほとんどのケースでは角形2号の封筒を選ぶのが正解になります。エントリーシートは日本の企業に応募するときには大抵はA4サイズになっていて、海外企業や外資系企業でもA4サイズかレターサイズです。

角形2号を使うとA4サイズもレターサイズも折らずに少し余裕を持って封入することができます。基本的なマナーとして書類は折らずにそのまま取り出せるようにし、さらに余裕を持たせておいてハサミなどで切って開けたときに書類に傷がついてしまわないようにするのが適切と覚えておきましょう。

小さなサイズの封筒を使ってもエントリーシートを折れば中に入れることはできます。A4サイズの用紙を三つ折りや四つ折りにして封筒に入れるという選択肢もないわけではありません。しかし、二つの理由から角形2号を使うのが良いと考えることが可能です。

一つ目の理由は採用担当者の負担が大きくなるからです。封筒を開けた後、折ってある書類を開くという作業が増えます。さらに、書類を整理するときには折らないのが通例なので、折り目があるのが原因で整理する作業も大変になってしまいやすいのです。読むときにも折り目が気になってしまって読みづらいこともあるでしょう。このようなストレスをかけてしまわないためには折らずに送るのが適切なのです。

二つ目の理由として、角形2号の封筒でエントリーシートを送る人が大半を占めているため、それ以外のサイズで送られてしまうと書類として扱いにくいからという点も挙げられます。新卒の就活ではかなりの数のエントリーシートが一斉に送付されて来るでしょう。

それをデスクの上に置くことを想定してみると、積み重ねるのが一般的です。角形2号にエントリーシートを入れてくれれば全部形が同じであまり厚さもないので積み重ねやすく、作業効率が上がるのは想像に難くないでしょう。もしかすると小さなサイズの封筒に入れたものは後回しにされてしまうかもしれません。不利な状況ができないようにするための対策としても角形2号を選んだ方が良いのです。

封筒の材質や色の選び方

同じ角形2号の封筒でも材質や色には様々なものがあります。エントリーシートを入れる封筒として適切なのは白色でやや厚手の上質紙のものだと考えると良いでしょう。紙の材質は上質紙よりも良いものでも構いませんが、茶封筒とよく言われているクラフト紙は避けた方が無難です。

茶封筒は安いというイメージが強く、重要な書類を送るのに茶封筒を使っているのが目に留まるとマナーがなっていないと考えられてしまうリスクがあります。また、クラフト紙は材質としてあまり強くはなく、破れやすくて濡れるとさらに弱いという問題があります。郵送中に封筒が破れてしまってエントリーシートが台無しになってしまう可能性もあるので上質な紙を選ぶようにしましょう。

エントリーシートを送付する封筒の色として適切なのは白色です。カラフルな封筒も市販されていますが、ビジネスの現場では当たり障りのない色が好まれるので白を選んでおけば失敗はありません。

色でアピールしたいと思っても、なかなかそれを加点部分として考えてくれることはないので、無難なものを選びましょう。エントリーシート提出用に応募書類在中と朱書されている封筒も販売されています。これを選べば基本的には材質や色の条件をクリアしていると考えられるでしょう。

しかし、中には例外的なものも存在する可能性もあるので、本当に材質が問題のないものかどうかを確認した上で決めるのが大切です。

封筒の表面と裏面の書き方にも注意

エントリーシートに使う封筒を適切に選べたとしても、正しく記入できなければ意味がありません。角形2号の封筒は表面も裏面もかなりスペースがあるので書き方にも注意して有効活用できるようにしましょう。表面は送り先、裏面は送り主に関する情報を記載するのが基本です。

表面には会社の郵便番号を記入し、右端に住所を書きます。そして、中央に会社名と人事課などの採用部署名を書き、改行してから採用担当者の氏名を様付けで記入するのが一般的です。応募先の会社によっては採用担当者が誰か指定されていない場合もあります。そのときには採用部署名で終わりにして、最後に御中を付けるのがマナーです。

そして、左下に応募書類在中と朱書すれば問題ありません。

裏面には自分の住所と氏名を記入します。中央よりも右側の下の方に住所を書き、中央の線をまたいだ左側に氏名を書きます。所属している学校や学科についても記載しておいても良いでしょう。

そして、もう一つ忘れてはならないのが日付です。封筒の左上のところに書類を送る年月日を記入したら完成です。広いスペースがあるので、どの文字も大きめにして一目でわかるように仕上げるのが大切だと心得ておきましょう。

書類の入れ方にも注意しよう

エントリーシートを入れるときにもビジネスマナーを守らなければなりません。忘れてはならないポイントは三つあります。一つ目はエントリーシートをそのまま入れるのではなく、クリアファイルに入れた上で封入することです。クリアファイルに入れておくと書類が汚れてしまったり、雨のせいで濡れたり、磨耗して読めなくなってしまったりするリスクが低減されます。郵送中のトラブルを避けるためには重要なものと言えるでしょう。

二つ目は送付状を書いて一緒に入れておくことです。送付状とは封筒に入れてあるもののリストで、送ったはずの書類が確かに届いているかを相手が確認するために使います。

エントリーシートだけのことも多いですが、他の書類を一緒に提出するように求められることもあるでしょう。その場合にはその書類も含めてリストを作り、エントリーシートと一緒にクリアファイルに綴じ込んで封筒に入れておくのがベストです。

三つ目は封をした後に糊付けした部分にバツ印を入れておくことです。封筒が未開封であることを示せるのがこのバツ印をつけておく意義で、内容が第三者によって改竄されていないことを示せます。悪意のある人が内容を書き換えてしまうリスクも全くないわけではないので、ビジネスの現場では常識的に行われているマナーです。

基本を守る意味を理解しておこう

基本を守る意味を理解しておこう

エントリーシートの封筒の選び方を調べたのが、実は既にエントリーシートを送った後だったという人もいるかもしれません。基本を守っていない封筒を使ってしまって、これではエントリーしたのに全く先のプロセスへ進めないのではないかと不安になってしまう人もいるでしょう。

しかし、現実的には封筒の選び方が誤っていたり、封筒の書き方が間違っていたりしても、それだけの理由ですぐに不採用と決めてしまうケースは多くはありません。あくまでマナーとして行うべきだと考えられているものだと理解しておいた方が良いでしょう。

ただ、この観点を重視している企業もないと言い切れるわけではありません。封筒の選び方がビジネスの現場での常識から外れていたのが理由で落とされてしまっても文句は言えないでしょう。基本を守っていれば残念な理由で落とされてしまうことはないと考えれば十分です。そつなく書類と封筒の準備をして就活で不利にならないようにしておきましょう。

封筒の選び方と書き方は基本を守ろう

封筒の選び方はビジネスマナーに則っていることが最も重要です。理由を考えてみると採用担当者の負担を軽減すると同時に、印象を悪く感じさせないことが主となっています。そのため、ちょっとしたミスがあっても即不採用となることはあまりありません。

しかし、この段階でビジネスマナーがあるかどうかを見ていて、不採用とされてしまっても文句は言えないでしょう。基本的なマナーを守り、少しで就活を有利にするために封筒は正しく選ぶのが大切です。

チアフル就活は、人材紹介を行う株式会社プロバイドジャパンが運営する就活生向けの就活お役立ち情報メディアです。就活の基本情報からエントリーシートやインターンシップ、面接・マナー、先輩社会人の就活体験談を配信しています。